Аутсорсинг кадрового учета и делопроизводства

Сколько времени займёт передача кадрового учёта на аутсорсинг, и не остановится ли работа компании на этот период?

Процесс передачи кадрового учёта Staff-UP занимает от 3 до 7 рабочих дней и происходит абсолютно прозрачно для вашего бизнеса. Мы работаем по алгоритму параллельного перехода: наш специалист изучает документацию и настраивает систему взаимодействия, пока ваш штатный кадровик (если он есть) продолжает работать в обычном режиме. Затем происходит плавная передача день в день, без пауз и простоев.
В первые две недели мы обеспечиваем усиленный режим поддержки: любой срочный вопрос решается в течение 2 часов, рутинные задачи – в течение рабочего дня. Для компаний с критическим состоянием кадрового учёта можем начать работу в экстренном режиме уже через 24-48 часов после подписания договора, при этом параллельно ведём текущие процессы и исправляем накопленные ошибки.

Как вы защищаете конфиденциальность данных наших сотрудников? Что будет, если информация утечёт?

Мы применяем трёхуровневую систему защиты информации: организационную (все сотрудники подписывают соглашение о неразглашении с материальной ответственностью до 500,000 рублей), техническую (защищённые каналы передачи с шифрованием, облачные хранилища с двухфакторной аутентификацией, сертифицированные серверы) и договорную (финансовая ответственность Staff-UP за утечку данных прописана в договоре). Все процессы полностью соответствуют требованиям ФЗ-152 «О персональных данных».
В договоре прописан пункт о возмещении всех убытков в случае разглашения данных по нашей вине, включая штрафы Роскомнадзора, судебные издержки и репутационный ущерб. За 10 лет работы у нас не было ни одного случая утечки данных клиентов – это подтверждают рекомендательные письма от таких компаний, как ООО «Метабо Евразия», ЗАО БКК «Коломенский» и других корпоративных клиентов.

Мы уже получили штраф от трудовой инспекции. Сможете ли вы исправить накопленные ошибки в документах или только ведёте текущий учёт?

Исправление кадровых ошибок и восстановление документации – одно из ключевых направлений нашей работы. Мы начинаем с глубокого кадрового аудита всех категорий документов: трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки, журналы учёта, локальные нормативные акты. После аудита составляем детальный план исправления нарушений с указанием сроков – критические ошибки, которые могут привести к новым штрафам, устраняются в течение 5-10 рабочих дней.
Одновременно с исправлением ошибок мы берём на себя текущее ведение кадрового учёта, чтобы новые документы были безупречными. Через 2-3 месяца проводим контрольный аудит и предоставляем полный пакет приведённой в порядок документации. Если в течение года после нашего вмешательства у вас пройдет проверка и будут выявлены нарушения, которые мы должны были исправить, – мы компенсируем штрафы согласно условиям договора.

У нас небольшая компания, всего 15 сотрудников. Не будет ли аутсорсинг дороже, чем взять кадровика на полставки?

Штатный кадровик на полставки в Москве обходится минимум в 43,000-50,000 рублей ежемесячно с учётом всех реальных затрат: зарплата 30,000-35,000 рублей, страховые взносы 9,000-10,500 рублей, оборудование рабочего места 3,000-4,000 рублей амортизации, отпускные 1,250 рублей, больничные 3,000-5,000 рублей в год, обучение 1,250 рублей в месяц. Базовый пакет аутсорсинга от Staff-UP для компании с 15 сотрудниками стоит от 15,000 рублей в месяц и включает всё необходимое: оформление приёма, увольнения, переводов, ведение трудовых книжек, подготовку приказов, кадровую отчётность, учёт рабочего времени, консультации.
Экономия составляет минимум 28,000-35,000 рублей ежемесячно или 336,000-420,000 рублей в год. При этом вы получаете не одного специалиста, а целую команду: кадрового делопроизводителя, юриста по трудовому праву и консультанта по изменениям законодательства. Штатный кадровик может уйти в отпуск или на больничный, допустить ошибку из-за недостаточной квалификации – и эта ошибка обойдётся в штраф от 50,000 до 100,000 рублей. С аутсорсингом таких рисков нет.

Как будет организована коммуникация? Смогу ли я получить срочную справку для сотрудника или ответ на вопрос в течение дня?

За каждым клиентом закрепляется персональный менеджер проекта – ваш главный контакт по всем кадровым вопросам. Вы получаете его прямой номер телефона, email, контакты в мессенджерах (Telegram, WhatsApp) и доступ к личному кабинету на нашей платформе. В рабочие часы (9:00-18:00 МСК) менеджер отвечает на звонки и сообщения в течение 15-30 минут, если он временно недоступен – вас подхватывает дублирующий специалист.
Все задачи делятся на три категории: срочные запросы (справки 2-НДФЛ, подтверждение стажа, документы для виз) обрабатываются в течение 2 часов, стандартные задачи (оформление отпусков, больничных, приказов) – в течение рабочего дня, плановые задачи (ежемесячная отчётность, обновление ЛНА) – по согласованному графику. В личном кабинете вы видите статус каждой задачи в реальном времени: «Принято в работу», «Документ подготовлен», «Ожидает согласования», «Выполнено».

Мы работаем в регионе (не в Москве). Сможете ли вы вести кадровый учёт удалённо, учитывая региональные особенности законодательства?

Да, мы успешно ведём кадровый учёт для компаний по всей России – от Калининграда до Владивостока, в более чем 30 регионах. Удалённый формат максимально эффективен: мы используем электронный документооборот с усиленными КЭП, облачные системы хранения с круглосуточным доступом и защищённые каналы связи. Трудовое законодательство РФ едино для всей страны, но мы учитываем региональную специфику: районные коэффициенты и северные надбавки, особенности взаимодействия с местными отделениями ПФР и ФСС, региональные формы отчётности, местные праздничные дни.
У нас есть опыт работы с компаниями, имеющими территориально распределённую структуру: головной офис в одном городе, филиалы в других регионах. Мы обеспечиваем единую систему кадрового учёта для всех подразделений с учётом региональных различий. Если вашей компании нужно очное присутствие специалиста (инструктажи, участие в комиссиях, сопровождение проверок), мы организуем выезд в ваш регион, но в 95% случаев все задачи решаются дистанционно.

Что произойдёт с нашими документами, если мы решим прекратить сотрудничество и вернуться к штатному кадровику?

При расторжении договора мы передаём вам полный комплект кадровой документации в течение 10 рабочих дней: все оригиналы документов (трудовые книжки, личные дела, приказы, договоры), электронный архив в структурированном виде, реестры и журналы учёта, актуальные локальные нормативные акты, отчётность за весь период работы. Передача происходит по акту приёма-передачи с перечислением всех документов и количества листов – это ваша гарантия, что ничего не потеряется.
Если документы передаются новому кадровику или директору, мы организуем онлайн-встречу или очную консультацию для объяснения структуры документооборота, текущих процессов и открытых задач. Электронный архив передаём через защищённое облачное хранилище или на внешний носитель. Даже после завершения сотрудничества мы храним копии ваших документов в течение срока, установленного законодательством – если через время понадобится восстановить какой-то документ, мы предоставим копии бесплатно.

Можно ли подключить только часть услуг – например, только кадровую отчётность или только оформление приёма и увольнения?

Абсолютно да, мы предлагаем модульную систему услуг. Самые популярные варианты: только кадровая отчётность (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС) – от 8,000 рублей в месяц, только оформление приёма и увольнения – от 2,500 рублей за сотрудника, только ведение воинского учёта – от 5,000 рублей в месяц, только консультационная поддержка – от 10,000 рублей в месяц, разовые услуги (кадровый аудит, исправление ошибок, разработка ЛНА) – по факту выполнения.
Такой подход удобен для компаний, где есть штатный HR-специалист, но ему не хватает компетенций на отдельные задачи. Модульный аутсорсинг можно расширять по мере необходимости: начали с отчётности – через три месяца добавили оформление документов – через полгода перешли на полное ведение. Стоимость всегда прозрачна и фиксируется в договоре, нет скрытых доплат и внезапных повышений цен.

У нас специфический бизнес (производство/ритейл/IT). Есть ли у вас опыт работы с компаниями нашей отрасли?

За 10 лет работы Staff-UP накопил экспертизу в самых разных отраслях. Среди наших клиентов компании из производства (ООО «Метабо Евразия», ОАО «СТРОЙМАШ», ЗАО БКК «Коломенский»), ритейла и дистрибуции (ООО «Бестсейл», Nova Roll), фармацевтики и медицины (ООО «Ivoclar Vivadent», НОЧУ ДПО «Высшая медицинская школа»), IT и цифровых услуг (компания «МВС Груп», «ЭОС»), образования (ЧОУ «Школа Путь к успеху», НАДПО), логистики, пищевого производства (ООО «Сырник»). Мы знаем специфику каждой отрасли: посменная работа и вредные условия на производстве, высокая текучесть и территориальная распределённость в ритейле, удалённая работа и иностранные специалисты в IT.
Если ваша отрасль не указана в списке – это не проблема. Перед началом работы мы проводим отраслевой бриф: изучаем специфику вашего бизнеса, знакомимся с отраслевыми стандартами и требованиями, адаптируем наши процессы под ваши задачи. Обычно на погружение уходит 3-5 дней, и после этого мы ведём ваш учёт с учётом всех отраслевых тонкостей.

Чем аутсорсинг кадрового учёта отличается от услуг бухгалтерского аутсорсинга, который уже ведёт нашу бухгалтерию? Может, им передать и кадры?

Бухгалтерский аутсорсинг фокусируется на цифрах и отчётности: начисление зарплаты, расчёт налогов, сдача деклараций. Кадровый учёт для бухгалтера – это документальная база для расчётов: нужен приказ о приёме, чтобы начислить зарплату. Профильный кадровый аутсорсинг смотрит на персонал через призму трудового права и HR-процессов: мы не просто готовим документы для начисления зарплаты – мы выстраиваем комплаенс с трудовым законодательством, минимизируем риски трудовых споров, защищаем от штрафов трудовой инспекции, консультируем по стратегическим вопросам (сокращение, реорганизация, изменение условий труда).
Оптимальная модель – разделение ответственности: бухгалтерский аутсорсинг ведёт расчёт зарплаты, налоги, бухотчётность, а кадровый – трудовые отношения, кадровые документы, трудовое законодательство. Мы часто работаем в связке с бухгалтерскими компаниями наших клиентов: они получают от нас приказы для начисления зарплаты, мы получаем от них данные для кадровой отчётности. Если у вас были проблемы с трудовой инспекцией, судебные споры с сотрудниками, накопились ошибки – закажите у нас кадровый аудит для оценки качества текущего ведения учёта.